Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

WHF Eiendom AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med rådgivnings- og forvaltningsavtaler og bruk av kundeportalen på whfeiendom.no.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om kunder og deres kontaktpersoner:

Vi behandler ikke sensitive personopplysninger slik det er definert i GDPR artikkel 9, med mindre dette er nødvendig og eksplisitt avtalt for et konkret oppdrag.

3. Formål og rettslig grunnlag

4. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene beskrevet over, eller så lenge vi er pålagt det av lov.

For aktive kundeforhold lagres opplysningene løpende. Etter at et kundeforhold avsluttes slettes eller anonymiseres personopplysninger innen 5 år, med unntak av regnskapsdata og dokumentasjon som etter bokføringsloven skal oppbevares i 5 år fra utgangen av regnskapsåret.

Dersom du ber om sletting av dine opplysninger (se punkt 6), vil vi behandle forespørselen innen 30 dager og informere deg om hva som eventuelt ikke kan slettes av juridiske årsaker.

5. Hvem deler vi opplysninger med

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål. Opplysninger deles kun med databehandlere som bistår oss i å levere tjenestene:

Alle databehandlere er bundet av databehandleravtaler og behandler opplysninger kun på vegne av og etter instruks fra WHF Eiendom AS. Overføring til land utenfor EØS skjer i tråd med GDPR kapittel V, herunder EUs standardkontraktbestemmelser der det er nødvendig.

I vårt interne adminsystem benytter vi en AI-assistent («Raymond») til planlegging. Når assistenten brukes, sendes relevante planopplysninger — som kan omfatte navn på kunder og eiendommer — til Anthropic for behandling via Claude-API-et. Formålet er intern planlegging og utarbeiding av utkast; faglige konklusjoner treffes alltid av en partner. Opplysningene brukes ikke til trening av Anthropics modeller, og API-logger slettes automatisk innen kort tid. Vi sender kun de feltene assistenten trenger (dataminimering).

6. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter GDPR:

For å utøve dine rettigheter sender du en henvendelse til post@whfeiendom.no. Du kan også benytte funksjonen «Be om sletting av mine data» i kundeportalen under Min profil. Vi vil besvare henvendelsen innen 30 dager.

Dersom du mener vi behandler dine personopplysninger i strid med GDPR, har du rett til å klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

7. Informasjonssikkerhet

Vi iverksetter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, utlevering eller sletting. Kundeportalen benytter kryptert kommunikasjon (HTTPS), rollebasert tilgangskontroll og autentisering via Supabase Auth. Kun de tre partnerne i WHF Eiendom AS har tilgang til administrative funksjoner.

Ved sikkerhetsbrudd som er av en slik art at det medfører høy risiko for den registrerte, vil vi varsle de berørte uten unødig opphold.

8. Lagring i din nettleser

Vi bruker ikke informasjonskapsler (cookies) til analyse, statistikk, sporing eller markedsføring, og vi har ingen tredjeparts analyseverktøy på nettsiden eller i kundeportalen.

Kundeportalen lagrer derimot noen tekniske data lokalt i nettleseren din (localStorage). Dette er nødvendig for at innloggingen skal fungere, og opplysningene sendes ikke videre til andre enn vår egen databaseleverandør:

Nettsiden og kundeportalen registrerer også en service worker, som gjør at portalen kan installeres som app på mobil. Service workeren lagrer ingen personopplysninger; den tømmer tvert imot nettleserens mellomlager når en ny versjon publiseres.

Du kan slette alt dette selv ved å logge ut eller tømme nettleserdata for whfeiendom.no. Merk at du da blir logget ut av kundeportalen.

9. Tredjeparter som laster innhold i nettleseren din

Noen elementer på sidene hentes fra andre selskapers servere. Når nettleseren din henter slikt innhold, mottar selskapet IP-adressen din og teknisk informasjon om nettleseren. Dette skjer automatisk når siden lastes:

Skrifttypene vi bruker ligger på vår egen server. Tidligere ble de hentet fra Google Fonts, som da mottok IP-adressen din hver gang du åpnet en side. Det gjør de ikke lenger, og ingen data om deg går til Google.

Lenker til LinkedIn-profilene våre på forsiden overfører ingen data før du faktisk klikker på dem.

10. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer vil registrerte kunder varsles via e-post eller ved neste innlogging i kundeportalen. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden med angivelse av dato for siste oppdatering.

11. Kontakt

Spørsmål om behandling av personopplysninger rettes til: